Como funciona o outsourcing de impressão

Um contrato de outsourcing de impressão tem duas fases distintas: o projeto, que desenha o parque, e a operação, que o mantém funcionando. Confundir as duas é o que faz alguém achar que outsourcing é só receber impressoras.

Fase 1 — o projeto

1. 1LevantamentoQuantos equipamentos existem, onde estão, quanto imprimem e em que estado.
2. 2DimensionamentoQue equipamento cada setor precisa, considerando volume, formato e pico.
3. 3PropostaEscopo, modelo de cobrança, franquia, nível de serviço e condições.
4. 4ImplantaçãoInstalação, configuração na rede, integração e orientação aos usuários.

Fase 2 — a operação

• suprimento reposto acompanhando o consumo;
• manutenção preventiva e corretiva;
• atendimento de chamados dentro do nível de serviço;
• substituição de equipamento quando necessário;
• apuração mensal de contadores e relatórios;
• ajuste do parque quando o uso muda.

O que é medido todo mês

A apuração mensal compara o volume impresso com a franquia contratada. O que passou da franquia é excedente, cobrado conforme o modelo. É esse número que mostra se o parque está bem dimensionado — franquia estourando todo mês é sinal de dimensionamento errado, não de cliente que imprime demais.

Bom contrato de impressão é o que fica mais barato de operar no segundo ano, porque o parque foi ajustado ao uso real.