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Como contratar outsourcing de impressão
O que levantar antes de pedir proposta, o que exigir que esteja no contrato e o que conferir antes de assinar.
Contratar bem um serviço de impressão depende menos de negociar preço e mais de chegar à negociação com informação. Quem sabe o próprio volume negocia melhor.
Antes de pedir proposta
- Liste os equipamentos: modelo, idade, localização e estado.
- Levante o volume mensal, por equipamento, dos últimos meses.
- Separe o que é monocromático do que é colorido, e o que é A4 do que é A3.
- Some o gasto atual: suprimento, manutenção, peça, equipamento e horas internas.
- Identifique os pontos críticos, aqueles em que a parada trava um processo.
O que exigir na proposta
- escopo explícito: incluso, condicionado e fora;
- franquia por equipamento ou global, com valor da página excedente;
- prazo de solução e regra de contagem, com fins de semana e feriados declarados;
- condições de substituição de equipamento;
- quais relatórios serão entregues e com que periodicidade;
- prazo do contrato e condição de encerramento.
Se a proposta não diz o que acontece quando o equipamento quebra, ela ainda não é uma proposta.
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Conte como é o seu ambiente de impressão hoje. A proposta sai do diagnóstico, não de tabela.
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