Guia
Guia: como escrever uma política de impressão corporativa
O que uma política de impressão precisa definir, como escrever em uma página e como fazer valer sem virar burocracia.
Política de impressão é um documento curto que responde quatro perguntas: quem imprime o quê, em qual equipamento, com qual configuração padrão e o que exige aprovação. Se não couber em uma página, ninguém vai ler.
1. O que a política precisa definir
| Tema | Decisão a tomar |
|---|---|
| Configuração padrão | Frente e verso ligado? Monocromático por padrão? |
| Uso da cor | Quem pode, em que documentos, em qual equipamento |
| Documentos | O que não precisa ser impresso porque já circula em versão digital |
| Equipamento | Que volume vai para equipamento de setor e o que justifica dedicado |
| Volume | Há limite por setor? O que acontece quando é ultrapassado? |
| Documento sensível | Como se imprime e como se retira |
2. Como escrever
- Comece pelo dado: volume por setor dos últimos meses.
- Escreva regras afirmativas, com exemplo — «relatórios internos saem em preto e branco» é melhor que «evite cor».
- Explique o porquê em uma frase por regra.
- Defina quem aprova exceção e em quanto tempo.
- Coloque a data e quem é o responsável pelo documento.
3. Como fazer valer
A parte que funciona sozinha é a configuração padrão do equipamento: duplex ligado e monocromático como padrão agem sem depender de decisão diária. A parte que depende de gente precisa de acompanhamento com dado — volume por setor revisado periodicamente, com quem decide na sala.
Política sem medição vira mural. Medição sem política vira relatório que ninguém usa.
4. Erros comuns
- publicar a política antes de medir a linha de base;
- proibir cor sem oferecer alternativa clara para quem precisa dela;
- criar aprovação para volume pequeno, o que custa mais em tempo do que economiza em página;
- não revisar depois de seis meses.
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