Guia
Guia: como elaborar uma RFP de outsourcing de impressão
O que uma solicitação de proposta de impressão precisa conter para que as respostas sejam comparáveis entre si.
RFP é a solicitação formal de proposta. Em impressão, ela existe para resolver um problema específico: sem um padrão de resposta, cada fornecedor apresenta escopo e preço do seu jeito, e nada fica comparável.
1. O que informar
- inventário atual: quantidade de equipamentos, tipos e localização;
- volume mensal por unidade, separado entre monocromático e colorido;
- formatos necessários — A4, A3 — e necessidade de digitalização;
- endereços a atender e horários de funcionamento;
- pontos críticos, em que a parada trava processo;
- prazo desejado de implantação.
2. O que exigir na resposta
| Item | Formato exigido |
|---|---|
| Escopo | Três listas: incluso, condicionado, fora |
| Equipamentos | Modelo, ciclo mensal, velocidade e recursos por ponto |
| Modelo de cobrança | Franquia por equipamento, global ou fixo + variável |
| Franquia e excedente | Páginas inclusas e valor da página excedente |
| Nível de serviço | Prazo de solução e regra de contagem |
| Substituição | Critério e prazo para troca de equipamento |
| Relatórios | Quais, com que periodicidade e em que formato |
| Preço | Mensalidade e simulação com o volume informado |
3. Como comparar as respostas
- Normalize tudo pelo mesmo volume: o seu.
- Some mensalidade mais excedente estimado.
- Confira o escopo item a item — a diferença costuma estar no condicionado.
- Traga o nível de serviço para a mesma régua de contagem.
- Divida pelo volume e compare custo por página.
RFP que não informa o volume real recebe propostas com franquia arbitrária — e nenhuma delas é comparável.
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Conte como é o seu ambiente de impressão hoje. A proposta sai do diagnóstico, não de tabela.
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