Case
O gasto caiu de R$ 12 mil para R$ 3 mil por mês — sem trocar o parque
Cliente que imprimia sem controle e sem regra interna de uso. A queda veio da política de impressão, não da troca de equipamento.
Este é o resultado de um cliente, publicado de forma anonimizada com autorização da Direção. Não é uma média, não é uma projeção e não é promessa de economia: o quanto cai em cada empresa depende do volume atual, do que é impresso por necessidade e do que a política passa a barrar.
Por que a política reduz mais que o equipamento
Trocar impressora mexe no custo por página. Política de impressão mexe no número de páginas — e é por isso que ela costuma pesar mais na conta. Impressão colorida do que seria lido em preto, cópia de documento que já circula em PDF e relatório impresso por hábito somem quando passam a ter dono e registro.
O que torna isso possível
- Medição por origem, para saber de onde vem o volume antes de propor regra;
- Regra escrita e conhecida, em vez de pedido informal de economia;
- Acompanhamento contínuo, porque consumo sem medição volta ao patamar anterior.
Personas mais impactadas
- Diretor Financeiro, pela redução direta da despesa mensal;
- Gestor de TI, pelo controle e pela atribuição do consumo.
O projeto
Como foi conduzido
Contexto
Gasto mensal de impressão na casa de R$ 12 mil, sem acompanhamento do volume e sem regra interna sobre quem imprimia, o quê e para quê.
Problema
Sem controle e sem política, o consumo não era atribuível a ninguém: não havia como saber qual setor gerava o gasto nem discutir o que era necessário imprimir.
Diagnóstico
Medição do volume por origem, para separar a impressão que a operação exige da impressão que é hábito.
Solução
Implantação do controle de impressão e de políticas internas de uso, com acompanhamento contínuo do volume. O parque não foi substituído.
Resultado
O gasto mensal passou de R$ 12 mil para R$ 3 mil, com o volume impresso acompanhado e atribuível a cada origem.
Cliente não identificado — publicação sem autorização nominal.
Fazer o diagnóstico do parque
Sete etapas para enxergar a maturidade do ambiente e os pontos críticos.
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